Právo zaměstnavatele kontrolovat zaměstnance

9.7

Právo zaměstnavatele kontrolovat zaměstnance

Mgr. Jan Horecký

Zaměstnavatelé pro zajištění svých podnikatelských zájmů využívají práci zaměstnanců, kterým k jejich činnosti poskytují řadu pracovních nástrojů, předmětů, hotovost, služební vozidla, počítače, prostředky dálkové komunikace a podobně, což odpovídá současné legislativě, neboť zaměstnavatel nemůže přenášet náklady a rizika spojená s výkonem závislé práce na zaměstnance. Zaměstnavatelé však na druhou stranu mohou cítit oprávněnou potřebu kontrolovat, zdali nedochází k zneužívání poskytnutých výrobních prostředků apod. Zákoník práce ukládá zaměstnanci využívat prostředky zaměstnavatele toliko k pracovním účelům, není-li dohodnuto jinak.

Zaměstnanci nesmějí bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky ani jeho telekomunikační zařízení. Dodržování zákazu je zaměstnavatel oprávněn přiměřeným způsobem kontrolovat.

Co se rozumí přiměřeným způsobem, nelze jednoznačně vymezit. Nejvyšší soud České republiky pouze konstatoval, že se jedná o relativně neurčitý pojem, jehož výklad v případné soudní při přísluší vždy a jen soudu (s přihlédnutím ke konkrétním okolnostem), který se proto nemusí řídit ani zněním vnitřního předpisu zaměstnavatele, ani dohodou zaměstnance se zaměstnavatelem.

V současné době často dochází k monitoringu zaměstnanců, resp. k monitoringu toho, jak s prostředky zaměstnavatele zacházejí, instalací kamer, GPS, sledováním telefonních hovorů i e-mailové komunikace a používáním výpočetní techniky. Zákoník práce sice stanoví, že zaměstnanci nesmí zneužívat výrobních prostředků zaměstnavatele, na druhou stranu však poněkud omezuje a blíže upravuje možnosti zaměstnavatele kontrolovat zaměstnance.

Instalací monitorovacích zařízení dochází nepochybně k zásahu do sféry soukromí zaměstnance. Zákoník práce se pokouší vztah mezi oprávněnými majetkovými zájmy zaměstnavatele a ochranou soukromí zaměstnance optimálně upravit. Daná problematika podléhá především úpravě obsažené v ust. § 316 ZP.

Zaměstnavatel nesmí bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách zaměstnavatele tím, že podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů, kontrole elektronické pošty nebo kontrole listovních zásilek adresovaných zaměstnanci.

Jestliže je u zaměstnavatele dán závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele, který odůvodňuje zavedení kontrolních mechanismů, je zaměstnavatel povinen přímo informovat zaměstnance o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění.

Kromě zákoníku práce se monitoringu zaměstnanců dotýká i obecný soukromoprávní předpis – občanský zákoník, v části věnující se osobnostním právům.

Vzhledem k tomu, že při používání monitorovacích zařízení se zaměstnavatel často stane zpracovatelem osobních údajů zaměstnanců (např. pokud, byť jen např. na jeden den, ukládá nahrávky z kamerového systému), podléhá i úpravě zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů.

Kromě uvedených předpisů se monitoringu zaměstnanců dotkne i Listina základních práv a svobod, která na jedné straně zaručuje zaměstnavateli nezadatelné a nezcizitelné vlastnické právo (čl. 11) a na druhé straně zajišťuje zaměstnanci v čl. 10 právo na ochranu cti, důstojnosti, dobré pověsti a ochranu před neoprávněným zásahem do rodinného a soukromého života. V souvislosti s kontrolou písemností a monitorováním nejen e-mailové komunikace zaměstnanců, ale rovněž i telefonních hovorů, musí zaměstnavatel respektovat i ochranu listovního tajemství (čl. 13 Listiny základních práv a svobod).

Existenci zmíněných předpisů musí zaměstnavatel reflektovat, stejně jako povinnosti a podmínky monitoringu zaměstnanců, které z nich vyplývají.

V obecné rovině lze říci, že zaměstnavatel nesmí vycházet z mocenského a majetnického pocitu "zde jsem pánem já, vše je moje a bude tak, jak řeknu", ale musí si být vědom dále uvedených právních podmínek monitoringu a umět s nimi vhodně nakládat.

Jakýkoliv zásah do oblasti soukromí zaměstnance (osobní sféry zaměstnance) musí být odůvodnitelný, ospravedlnitelný a především rozumný a přiměřený (zákon bohužel konkrétně nedefinuje, jaké jednání by bylo odpovídající).

 NahoruKamerové systémy

Běžnou součástí dnešních provozů jsou různé kamerové systémy, které zaměstnavatelé instalují za rozličnými účely, předně však za účelem ochrany svých majetkových zájmů a hodnot. Instalované kamerové systémy s sebou přináší i hojně využívanou možnost sledování zaměstnanců (nejen za výše uvedeným účelem, ale i s cílem prosté kontroly výkonu činnosti zaměstnanců). Vzhledem k tomu, že i instalací a používáním kamerových systémů dochází k zásahu do osobní sféry zaměstnance, musí si být zaměstnavatelé vědomi řady povinností a úskalí, které s sebou instalování kamer přináší.

Podobně, jako na veškerá monitorovací zařízení, dopadá i na používání kamerových systémů souběh tří základních právních předpisů (občanský zákoník, zákoník práce a zákon o ochraně osobních údajů). Předně je třeba si uvědomit, že kamerovým systémem dochází k zásahu do osobních práv zaměstnance, tj. je narušena jeho sféra soukromí. V případných sporech neobstojí argumentace, podle které je na pracovišti pánem zaměstnavatel. Příchodem na pracoviště nejsou konzumována práva zaměstnance na ochranu soukromí a osobních údajů, pouze může dojít v určitých oblastech k jejich oslabení (např. poskytnutí údaje o zdravotní pojišťovně, popř. rodného čísla, i bez souhlasu zaměstnance, neboť se sběrem daných informací počítá právní řád – např. zaměstnavateli ukládá jejich sběr s ohledem na plnění povinnosti v rámci sociálního zabezpečení).

Zákoník práce umožňuje zaměstnavateli využít kamerového systému v případě, kdy je jeho účelem kontrola dodržování zákazu zneužívání majetku zaměstnavatele zaměstnanci k vlastním účelům, popř. v případě prevenční povinnosti předcházení škodám ať již majetkovým, tak na zdraví zaměstnanců i třetích osob. Důležitý faktor však představuje podmínka závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele a současně dodržení předpokladu, že se bude jednat o prostředek tzv. "ultima ratio", tedy poslední možnou myslitelnou volbu.

Podmínka závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele není zákonem nikterak blíže definována. V praxi ponechává zaměstnavatelům široké pole použití, vždy však za předpokladu, že bude zaměstnavatel schopen instalaci kamer ospravedlnit a odůvodnit (např. v případě čerpacích stanic, obzvláště s nočním provozem, popř. směnáren, nočních výdejen farmaceutických produktů, zlatnictví, i při činnostech, u kterých dochází k manipulaci s vyššími peněžitými hodnotami a obnosy v hotovosti). Právní praxe rovněž akceptuje, pokud jsou závažné důvody a zvláštní povaha činnosti spojovány obecně nejen s pracemi, které souvisí s nakládáním s penězi, drahými kovy, ale taktéž s pracovišti, která jsou riziková a kde může často docházet k nebezpečným situacím. Co se v konkrétním případě rozumí závažným důvodem, je tedy na rozumném uvážení zaměstnavatele.

Podmínka využití kamerového systému – sledovacího zařízení v podobě prostředku "ultima ratio", tedy poslední možné varianty, vychází z předpokladu, že provoz kamerového systému představuje citelně invazivní zásah do osobní sféry zaměstnance. V praxi lze velmi často předejít instalaci kamerového zařízení jinými prostředky. Lze např. vycházet z obecné povinnosti vedoucích zaměstnanců, kteří jsou dle ust. § 302 ZP oprávněni, a současně i povinni, zaměstnancům nejen ukládat pracovní úkoly, ale rovněž provádět jejich kontrolu (argumentace zaměstnavatelů podhodnoceným personálním stavem, tj. "to ale nemůže všechno stíhat", nemusí být v mnoha případech k ospravedlnění instalace kamer dostatečná). Kamerové sledování zaměstnanců nesmí nadměrně zasahovat do jejich soukromí. Navíc je třeba si znovu uvědomit pravý účel instalace kamerového zařízení, kterým nemá a nemůže být sledování zaměstnanců s cílem zjistit, jestli pracují, či pracovní dobu nevyužívají pouze k plnění pracovních úkolů. Používat kamerové systémy přichází v úvahu v případě, kdy není možné zajistit ochranu majetku jiným způsobem (např. zajištění majetku různými fixačními prostředky, zámky či prostým uzavřením místnosti). Instalovat kamery a sledovat společné místnosti možné je, ovšem vyjma sociálních zařízení (převlékárny, toaleta, sprchy apod.) s výjimkou případů, kdy budou např. v šatnách dostupné nesledované prostory.

O instalaci kamer a o jejich používání musí být zaměstnanci vždy informováni, což vyplývá z povinnosti zaměstnavatele uvedené v ust. § 316 odst. 2 ZP.

Informovat zaměstnance o používání sledovacích zařízení by měl zaměstnavatel už při nástupu zaměstnanců do pracovního poměru. Pokud však instaluje zařízení až v průběhu trvání pracovního poměru, pak zaměstnance informuje před jeho využitím.

 NahoruOchrana osobních údajů zaměstnanců

Pravidla použití kamerového systému (předně závažný důvod spočívající ve zvláštní činnosti zaměstnavatele a pravidlo "ultima ratio"), stanovená zákoníkem práce, mohou zaměstnavatele zavázat k další povinnosti, a to povinnosti spojené se zpracováním osobních údajů. V takovém případě podléhá zaměstnavatel právní úpravě zákona o zpracování osobních údajů a je třeba se dle ust. § 16 ZP podrobit povinnosti oznamovací.

Zákon o ochraně osobních údajů předpokládá, že každá osoba, která zpracovává osobní údaje, musí splnit informační (registrační) povinnost vůči Úřadu na ochranu osobních údajů.

Ten, kdo hodlá jako správce zpracovávat osobní údaje nebo změnit registrované zpracování, je povinen tuto skutečnost písemně oznámit Úřadu před zpracováváním osobních údajů. Informovat Úřad může zaměstnavatel elektronicky (on-line) prostřednictvím webové stránky Úřadu , přes záložku "registry", popř. přímo na této adrese .

Při registraci musí zaměstnavatel uvést mimo jiné identifikační údaje správce, u fyzické osoby, která není podnikatelem, jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a adresu místa trvalého pobytu, u jiných subjektů obchodní firmu nebo název, sídlo a identifikační číslo osoby, pokud bylo přiděleno, a jméno, popřípadě jména, a příjmení osob, které jsou jejich statutárními zástupci:

• účel nebo účely zpracování,

• kategorie subjektů údajů a osobních údajů, které se těchto subjektů týkají,

• zdroje osobních údajů,

• popis způsobu zpracování osobních údajů,

• místo nebo místa zpracování osobních údajů,

• příjemce nebo kategorie příjemců,

• předpokládaná předání osobních údajů do jiných států,

• popis opatření k zajištění ochrany osobních údajů (zde především to, jak zaměstnavatel zajistí bezpečnost a nepřístupnost k údajům třetím osobám tak, aby nedošlo k zneužití osobních údajů zaměstnanců).

Registrační (informační) povinnosti nepodléhají všichni zaměstnavatelé, ale pouze ti, kteří se s instalací kamer stávají zpracovateli osobních údajů. Provozování kamerového systému je považováno za zpracování osobních údajů, pokud je vedle kamerového sledování prováděn záznam pořizovaných záběrů, nebo jsou v záznamovém zařízení uchovávány informace a zároveň účelem pořizovaných záznamů, případně vybraných informací, je jejich využití k identifikaci fyzických osob v souvislosti s určitým jednáním. Údaje uchovávané v záznamovém zařízení, ať obrazové či zvukové, jsou osobními údaji za předpokladu, že na základě těchto záznamů lze přímo či nepřímo identifikovat konkrétní fyzickou osobu (tedy: informace z obrazových či zvukových nahrávek umožňují, byť nepřímo, identifikaci osoby).

 NahoruSouhlas zaměstnance

V některých případech se zaměstnanci ohrazují proti instalaci monitorovacích zařízení s tím, že bez jejich souhlasu nemůže zaměstnavatel zavádět monitorovací postupy a sledovací prostředky používat, neboť by došlo k zásahu do jejich osobnostní sféry soukromí a především k neoprávněnému nakládání s osobními údaji. Jak bylo uvedeno výše, ne každý zaměstnavatel musí automaticky podléhat zákonu o ochraně osobních údajů, které pro zpracování osobních údajů v obecnosti souhlas "sledované" osoby vyžaduje.

Na všechny zaměstnavatele dopadá s ohledem na sledování zaměstnanců (bez výjimky) obecná úprava ochrany soukromí garantovaná občanským zákoníkem. Z něj vyplývá povinnost zaměstnavatele (všech osob) nezasahovat do soukromé sféry a nesnižovat důstojnost člověka. Občanský zákoník předpokládá k pořizování osobních údajů souhlas zachycené osoby. Výjimku však stanoví pro případy, kdy se podobizna nebo zvukový či obrazový záznam pořídí nebo použijí k výkonu nebo ochraně jiných práv nebo právem chráněných zájmů jiných osob (oproti občanskému zákoníku účinnému do konce roku 2013 jde o uvolnění pravidel). Zákonný důvod k zásahu do soukromí jiného nebo k použití jeho podobizny, písemnosti osobní povahy nebo zvukového či obrazového záznamu nesmí být využit nepřiměřeným způsobem v rozporu s oprávněnými zájmy člověka. Vždy však platí, že zákonný důvod k zásahu do soukromí jiného nebo k použití jeho podobizny, písemnosti osobní povahy nebo zvukového či obrazového záznamu nesmí být využit nepřiměřeným způsobem v rozporu s oprávněnými zájmy člověka.

Zákoník práce pro použití kamerového systému v obecné rovině nepředpokládá žádného souhlasu zaměstnanců. Jak plyne z ust. § 316 ZP, stačí, pokud zaměstnavatel dotčené zaměstnance o zavedení kontrolních mechanismů, o způsobu jejich použití (provádění kontroly) a rozsahu provádění kontrolních opatření informuje.

Zákon o ochraně osobních údajů, ze kterého vyplývá obecný předpoklad souhlasu zaměstnanců se sledováním, se uplatní pouze (viz výše) na zpracovatele osobních údajů. Na ostatní zaměstnavatele se uplatní pouze zákoník práce a občanský zákoník. V případě zpracovatelů osobních údajů zákon předpokládá, že zpracovatel (zaměstnavatel) získává osobní údaje pouze s předchozím souhlasem zaměstnanců. Souhlasu však není třeba za předpokladu, pokud je zpracování osobních údajů nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů správce, příjemce nebo jiné dotčené osoby. V každém případě však zaměstnavatel musí šetřit právo na ochranu soukromí zaměstnanců a jejich soukromého a osobního života (tj. uplatnění sledovacích mechanismů musí být v souladu s principem přiměřenosti).

 NahoruGenerální souhlas zaměstnance

Pracovní právo patří do rodiny soukromoprávních odvětví, která se vyznačuje tím, že smluvní strany mohou činit vše, co jim zákon nezakazuje, a tím, že se zde uplatňuje široká smluvní volnost. Zaměstnavatelé (ovšem i zaměstnanci) nabývají často pocitu, že vše, na čem se dohodnou, popř. co obsahuje pracovní smlouva, se stává závazným a platným pravidlem. Uvedené smýšlení se nevyhýbá ani oblasti monitorování zaměstnanců, kdy zaměstnavatelé vyžadují po zaměstnancích písemné vyjádření souhlasu s instalací sledovacích zařízení.

Zákoník práce sice nepředpokládá, že by zaměstnavatel musel pro zavedení kontrolních mechanismů disponovat souhlasem zaměstnanců, na druhou stranu však ani neuvádí, že by případný souhlas ospravedlnil jakékoliv zavedení monitorovacích zařízení. I přes písemně vyjádřený souhlas zaměstnanců bude zaměstnavatel povinen odůvodnit zavedení monitorovacích prostředků a prokázat závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze práce. Uvedené znamená, že se zaměstnavatel nemůže odvolávat na udělený souhlas ani v případě, kdy by následkem sledování zjistil např. nedochvilnost zaměstnance v obyčejných provozech, kancelářích a podobně, kde nebude naplněn předpoklad závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti.

 NahoruKontrola pošty (písemné i elektronické)

V rámci činnosti zaměstnavatele se v moderní době nelze obejít bez dálkové komunikace, ať již v písemné, nebo elektronické podobě. Zaměstnavatelé, kteří přistupují k monitorování fyzické a elektronické pošty zaměstnanců, si…